段取りが大事、打ち合わせを行う際に心がけていること

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こんにちはイケダン会計士です。

最近、営業的な意味合いで潜在的なお客様と打ち合わせをしたり、お客様や同業の方々と打ち合わせ、ミーティング、面談等(以下『打ち合わせ』)を実施する機会が増えてきました。

そこで、『私だったらこうするのに』と感じたこともあったので、打ち合わせを行うにあたって私が心がけていることを紹介します。

 

はじめに

『打ち合わせ』といっても、誰と、なんの目的でするのか等により違ってくるとは思いますが、総じて、私は以下のような点を心がけて打ち合わせに挑んでいます。

要は、有意義な打ち合わせにしたい、その時間を無駄に使いたくない、1時間から2時間過ぎて終わったときに『あれ、何のために集まりましたっけ』と思いたくないため、段取り(事前準備)を重視しています。

あっ、単なる相談は別ですよ。単に、ジャストアイデアの意見が聞きたいとか、話を聞いてもらいスッキリしたいとかとか、そのような場合は、きちんと事前にそのような目的の共有をしてから話しはじめます。

 

段取り(事前準備)

まずは、打ち合わせ前の段取り(事前準備)から紹介します。

可能な限りの情報収集

次の2点について可能な限り情報収集をします。

  • お客様(潜在も含む)
  • 打ち合わせであがりそうな話題、議題(周辺含む)

情報源としては主にインターネットです。

出来る限り、信頼性の高いサイトから確認して、情報をインプットしていきます。

会社サイト、公共機関が運営しているサイト等をメインに情報収集します。

これだけでも、かなりの情報が集まります。

そして当日も使えそうな情報であれば、私はEvernoteにまとめておきます。

信頼性が低い情報についても、重要そうな情報については記録しておき、打ち合わせで、情報元を説明しながら、必要に応じて話題にだします。

余裕があれば、ネガティブ情報についても目を通しておきます。

 

打ち合わせ当日のストーリーを仮説

初回の打ち合わせの目的は、自分が主催者でない場合には漠然としていることも多々あると思います。

例えば、知り合いの紹介でお客様候補と会うという場合では、当日までは知り合いを介して、お客様候補と情報交換しているので、多少のコミュニケーションギャップはあると思います。

それはそうとして、なんとなく、こんな方向性の話し、相談になるのかなぁと仮説し、打ち合わせ当日のストーリーを考えます。

骨格としては(イメージです)、世間話(アイスブレイク)→自己紹介→本題→解決策・提案→次回宿題→次回の日程調整、みたいな感じで、さらに詳細についても可能な限り仮説しておきます。

 

ストーリーを紙に書く

上記仮説を、私はPowerPointでA4用紙にまとめて、当日に人数分持参します。

どこまで作り込むかは程度問題ですが、最低でもアジェンダ程度は作っていきます。

初回はアジェンダだけで充分なことが多いと感じますが。

これがあるかないかでは大違いだと私は思っています。

アジェンダなしで打ち合わせをすると、話しが脱線したまま時間を使ってしまい、結局話したいことが話せずに時間切れになってしまったり、聞き漏れがあったりするので、私は時間がないときにはアジェンダだけ作っていきます。

どうしても紙でプリントアウトをしていく時間がない場合には、打ち合わせ当日にホワイトボードを使い、アジェンダを書きだしてから話しを始めるようにしています。

ただ、作っていってもお蔵入りする可能性もあります。

話しが全然違っていた、先方が詳細な資料を用意していたなどなどの場合には、こちらが用意していたアジェンダを使わない可能性もありますが。

 

話す練習

段取りの最後として、私は、当日話す内容を、独り言のように繰り返し話す練習をします。

自分が講師を担当するセミナーや研修なら別ですが、打ち合わせの練習のためだけに特に時間をとる必要性はないと思います。

私は、 独りになれる時間(駅まで歩く時間、風呂等)、独りでブツブツ言いながら練習しています。

 

当日

当たり前のこと

当たり前過ぎて書くまでのことではないですが、(念のために)以下にも気をつけています。

  • 前日に場所、交通手段、時間の確認
  • 遅刻をしない
  • メモを取る
  • 大事なことは、話しを止めてきちんとメモをとる(確認しながら)
  • PCを相手の真正面で開かない
  • ゆっくり、丁寧に話す

 

ゴール設定の共有

事前に準備したアジェンダシートが使えても使えなくても、最初に、打ち合わせのゴールについてお客様等と共有します。

本日の打ち合わせの目的、なんで集まったのか、どうなれば成功なのか等について共有します。

 

これも大事なポイントだと思います、特に初回、初めて話す相手では。

よくあるのが、先方が理解しているだろう、分かっているだろうとこちら側で勝手に理解して、話しを初めてしまうケースです。

必ずと言っていいほど、しだいに先方の表情が暗くなり、返答もはっきりしないものとなります。

コミュニケーションギャップが生じないように、最初に必ずゴール設定をすることが重要と考えています。

 

似たようなことで、初めての相手との初めての打ち合わせで、いきなり各論から話してくる、相談してくる方もいます。

そのようなときは、一旦話しを止めてもらい、総論、全体像から話してもらい、そこを理解してから、細かな各論の話しをしてもらうようにしています。

 

ホワイトボードを利用する

打ち合わせをする場所にホワイトボードがある場合には、必ずホワイトボードに要点を記載しながら、話しをすすめるようにしています。

プロジェクターを利用してPCで書いていってもいいとは思うのですが、私は手書きの方が自由度もあって便利だと感じています。

ホワイトボードにまとめていくと、協議の過程、結果が見える化できるので、単に話しているだけよりも深い議論、漏れのない議論ができ、先方とのコミュニケーションギャップも生じないと思います。

別に、上手にまとめる必要はなく、丁寧に書いていけば、それで充分だと思います。

これはおすすめの方法です。

 

次回の宿題

次回につながる打ち合わせの場合には、必ず次回までの宿題、課題について共有します。

宿題、課題の内容、誰が担当するのか、いつまでに対応するのか、どのように対応するのか等について共有します。

 

スピーカーは状況に応じて

私は話があまり上手ではないですが、打ち合わせで、スピーカー(司会的に話しをリードしていってくれる人)がいない場合には、状況をみて積極的にスピーカーになるようにしています。

得意でも上手でもないですが、誰かが引っ張らなければ話しは進まないし、よい方向にも進まないので、相手に迷惑にならない程度にスピーカーをやるようにしています。

 

まとめ

どれも当たり前のことばかりですが、重要なことだと思います。

得に、段取り(事前準備)は、それで今後の成否を左右するといっても過言ではないので、特に力を入れてやっています。

 

【編集後記】
本日の午前中はとある仕事の打ち合わせ。
以前勤務していた会社の前を通って、退職してまだ2ヶ月経って
いないですが、かなり懐かしく感じました。