目的のフォルダまで5秒でたどり着く方法!!フォルダの名前のつけ方とショートカット

Tips

パソコンを使う際の効率化の手法を紹介します。

この方法を使うことによって、パソコンを起動してから、Excel等のソフトを起動し、実際に作業のために手を動かすまでの時間を大幅に短縮できます。

 

はじめに

このご時世、パソコンを使っての仕事が当たり前だと思います。

スマホが1人1台という時代ですが、ビジネスマンにとってはパソコンが1人1台だと思います。

私も、パソコンを2台使っています、持ち運び用(Huawei matebook x 13インチ)と事務所用(MacBook Pro 15インチ)です。

パソコンを使って仕事をするに際して、作業を効率化するためには、まずは、仕事の内容や段取り等々の前に、仕事道具であるパソコンを効率よく使えることが必要です。

どのように使いこなせるようにしていくかについては、おいおい紹介していきますが、端的に言うと、参考本だけ読んでいてはダメで、(よい)本を読んで、実際に繰り返し自分のパソコンで練習する必要があります。

スポーツでもパソコンでも同じ、基本動作の反復練習により、体に記憶させることが大事です、反射的に動けるようになります。

 

なるべくマウスは使わない

パソコン操作に際しては、なるべくマウスを使わずに、キーボードで操作するのが理想です。

マウスのメリット

  • 誰でも簡単にパソコンを操作できる

マウスのデメリット

  • キーボードとマウスの行き来で不効率
  • 姿勢が悪くなる

 

パソコンができた当初、マウスは存在しておらず、誰でも簡単にパソコンを操作できるようにするためにマウスが世の中に出回ったのだと思います。

パソコン自体は、マウスなしでキーボードだけで操作できるように作られています。

私は、マウスを使うデメリットの方を強く感じているので、なるべくマウスを使わずにキーボードだけで操作しています。

 

フォルダやファイルの名前の付け方

皆さん、フォルダやファイルにどんな名前を付けていますか?

私は、以下のルールに基づき、フォルダやファイルの名前を付けています。

  • 頭に必ず英数を入れる(例えば「01_契約書」、「K_契約書」)

 

なぜだか分かりますか?

目的のフォルダやファイルまで最短で行けるからです。

フォルダ内にいき、そこでファイルに付けている先頭の英数を押すと、カーソルがそのファイルに飛び、enterキーを押すと、そのファイルを開くことができます。

 

まずは、例えばデスクトップに『rei』というファルダがあるとします。

デスクトップで『r』→『enter』でフォルダを開きます。

『rei』フォルダには9つのフォルダがあります。目的のファイルは『10_契約』内にあります。

『rei』フォルダで『10』→『enter』でフォルダを開きます。

 

目的のファイルは『k_契約書Draft』です。

『10_契約』フォルダで『k』→『enter』でファイルを開きます。

このように、先頭の英数→enterだけで、目的のファイルを開くことができます。数秒で目的のフォルダまで行けます。

 

フォルダを間違って入ってしまった場合には、『backキー』か、『alt+↑』で元のフォルダに戻ります。

 

マイルールを決めよう

私はファイルやフォルダを作る際には、名前の付け方も含めてマイルール(先頭英数以外)を決めています。

業務種類でトップのフォルダ名を決める

私は、業務の種類で、そのトップフォルダ直下にあるフォルダ名を決めています。

例えばDDだったら以下のようなフォルダ名を付けます。

業務にある程度の流れがある場合には、フォルダが上から下へ業務順に並ぶように、数字を先頭につけます。

数字の後のアンダーバーは趣味ですので、これはなくてもいいです。

 

DD以外にも業務の種類ごとにフォルダ名を決めておき、そのマスターフォルダを事前に用意しておき、業務が決まるとそこからフォルダをコピーして使います。

だいたい業務の流れでフォルダ番号とフォルダ名を決めているので、考えなくても、見なくでも、目的のファイルにたどり着くことができます。

 

フォルダを作りすぎない

私は、できるだけフォルダを多く作り、深い階層化はしないように心がけています。

理由は、最短で目的のファイルにたどり着くため、作ったファイルのすべてを一覧でみたいため、です。

 

フォルダ内にフォルダを深く作ってしまうと、目的のフォルダにたどり着くためにはフォルダをいくつもあけることが必要になり、時間もかかります。

フォルダをいくつも作ってしまうと、作ったファイルがフォルダ毎に分かれてしまい、作成したファイルを一覧で把握することができません。

ほんとはすでに作成しているファイルなのに、『まだ作ってないかも』と勘違いし、同じworkを2度やってしまう可能性もあります。

 

ファイル名も規則的に付ける

ファイル名の付け方も決めています。

フォルダ内にファイル上から順番に並べたい場合には、『01(数字)_ファイル名_20180418(作成日付)』にしています。

特に、上から並べる必要がない場合には、『a(ファイルの頭文字)_ファイル名_201804181(作成日付)』にしています。

 

メリットとしては、頭に英数をつけているので、その文字を打つことでファイルを指定できること、ファイル名の最後に作成日付をつけることにより、更新日がわかり、同じ名称のファイルでも新旧の判別が簡単にできます。

同じ日で更新を何度もする場合には、『a(ファイルの頭文字)_ファイル名_201804181(作成日付)_0908(作成時間)』、作成日付のうしろに作成時間も追加します。

 

 

【編集後記】
ブログ平日毎日更新が3日に1度更新程度に、、、
最低、2日に1度更新ぐらいはしたいです。